Termo de Doação

 

ORIENTAÇÃO PARA DOAÇÃO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

Baseada na Instrução de Serviço nº 001/99 – Ofertas de Doação de Material Bibliográfico

Para garantir a adequação de seus acervos às necessidades da comunidade universitária a Superintendência de Documentação divulga algumas orientações para o recebimento de doações por suas bibliotecas.
A doação de material bibliográfico para as bibliotecas do Sistema deverá atender aos seguintes procedimentos antes do envio e/ou recebimento do material para/pela biblioteca:

Preenchimento do Formulário para Doação de Materiais no site da biblioteca de seu interesse.

Após o preenchimento e envio do formulário o material será avaliado pelos bibliotecários segundo a política de seleção obedecendo aos seguintes critérios:

• adequação do assunto ao acervo
• número de exemplares já disponíveis
• estado de conservação
• idioma
• tipo de material

2  A análise do material será efetuada pelos bibliotecários. Aguardar o contato da biblioteca.

3  O resultado da pré-seleção será enviado para o e-mail do “doador”*.
3.1. Só deverão ser enviados para a biblioteca os itens selecionados pelos bibliotecários segundo os critérios já citados.
3.2. As doações somente serão recebidas com pré-agendamento.

4 O “doador” deverá assinar um “Termo de Doação”, afirmando ser o legítimo possuidor do material, e no qual  faculta a biblioteca dispor livremente do objeto de doação, aceitando-o ou rejeitando-o, no todo ou em parte, de acordo com as políticas de formação, desenvolvimento e uso de acervos.

5  Documentos não pertinentes

O material bibliográfico não incorporado ao acervo, após a pré-seleção ou após avaliação pela Comissão de Biblioteca poderá ser redistribuído, doado, permutado ou eliminado pela própria Biblioteca.
Em caso de redistribuição, o material será encaminhado a outras unidades do Sistema através do formulário “Encaminhamento de Material Bibliográfico” mediante contato entre as chefias,  ou, poderá ser disponibilizado no “pegue leve” semanal da biblioteca.

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POLÍTICA DE ACEITAÇÃO DE DOAÇÕES NAS BIBLIOTECAS DA UFF

A doação é uma das formas de aquisição de materiais bibliográficos nas bibliotecas da UFF.

As bibliotecas da UFF podem aceitar doações realizadas tanto por instituições como por particulares sempre que forem pertinentes depois de uma seleção dos documentos: assim, as bibliotecas se reservam o direito de aceitar ou rejeitar as doações.

A instituição ou particular que queira realizar uma doação deve entrar em contato com a biblioteca, e fornecer informações sobre o conteúdo e estado de conservação do material.

A biblioteca irá analisar sua adequação, sua utilidade dentro da coleção, o espaço disponível na biblioteca e também o custo de seu processamento técnico e manutenção no acervo.

No caso de doações se aplicará os mesmos critérios de seleção utilizados para a compra.

As doações aceitas passarão a ser de propriedade da UFF ficando depositadas nas bibliotecas sujeitas aos procedimentos administrativos e técnicos de sua incorporação ao acervo.

Salvo, em casos excepcionais, não se terá o compromisso de manter a doação de forma unitária, sendo integrada a coleção e disponibilizada para a comunidade.

No caso de aceite da doação por uma biblioteca do Sistema UFF, a pessoa ou instituição que faz a doação deverá firmar um documento especificando o material e a autoridade da biblioteca para gerenciar a documentação.